Treść artykułu
Dział Zamówień Publicznych

O jednostce

Do zadań Działu Zamówień Publicznych należy:

  1. sporządzanie rocznych planów zamówień publicznych oraz ich aktualizacja na podstawie otrzymanych danych z poszczególnych Zakładów, Działów oraz innych komórek organizacyjnych Instytutu;
  2. opracowywanie Regulaminu udzielania zamówień publicznych obowiązującego w Instytucie, w tym regulaminu pracy komisji przetargowej;
  3. przyjmowanie, rejestracja i realizacja wniosków inicjujących dokonanie zamówienia publicznego zgłaszanych przez komórki organizacyjne Instytutu (w szczególności: wybór odpowiedniej procedury, przygotowanie dokumentacji, przeprowadzenie postępowania) zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie;
  4. prowadzenie Rejestru Zamówień Publicznych na podstawie zatwierdzonych wniosków inicjujących wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
  5. określenie trybu realizacji zamówień zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych i innych obowiązujących aktów prawnych;
  6. przeprowadzenie procedury realizacji zamówień zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych i innymi obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie;
  7. współpraca z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Instytutu w celu przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
  8. prowadzenie, gromadzenie i przechowywanie niezbędnej dokumentacji związanej z przeprowadzanymi postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego;
  9. organizowanie i udział w pracach Komisji przetargowej;
  10. terminowe przekazywanie informacji do Urzędu Zamówień Publicznych (m.in. Sprawozdania roczne z udzielonych zamówień);
  11. przygotowywanie projektów umów dotyczących przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego;
  12. administrowanie i nadzór formalno-prawny nad realizacją umów zawartych w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz gromadzenie dokumentacji dotyczącej tych zamówień i umów;
  13. opisywanie faktur za zakupione towary i usługi w zakresie wskazania podstawy prawnej realizacji zakupu/usługi, sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowych i pod względem zgodności z zawartą umową/zleceniem, podaniem przedmiotu zamówienia, źródła finansowania i komórki organizacyjnej Instytutu zgodnie ze złożonym wnioskiem inicjującym zakup/usługę;
  14. przekazywanie faktur za zakupione towary i usługi do Działu Finansowo-Księgowego, po zebraniu odpowiednich podpisów osób odpowiedzialnych za weryfikację faktury pod względem merytorycznym, potwierdzenia wydatku z danego źródła finansowania przez osobę odpowiedzialną oraz zatwierdzenia zakupu/usługi do wypłaty przez Głównego Księgowego oraz Dyrektora. Do faktur powinny być załączone kserokopie protokołów odbioru oraz umów;
  15. prowadzenie rejestru umów, dotyczących zakupu towarów, usług i robót budowlanych;
  16. wykonywanie innych zadań związanych z realizacją zadań statutowych Instytutu zlecanych przez Dyrektora Instytutu lub upoważnione przez niego osoby;
  17. dokonywanie zakupów towarów i usług zgodnie z zapotrzebowaniem poszczególnych Zakładów/Działów/innych komórek organizacyjnych Instytutu (w szczególności: dokonywanie zakupów aparatury medycznej, naukowo badawczej, sprzętu komputerowego, elektronicznego, innych urządzeń elektrotechnicznych/technicznych, odczynników chemicznych, laboratoryjnych, leków, środków czystości, jednorazowego sprzętu laboratoryjnego, artykułów papierniczych/biurowych, odzieży roboczej/ochronnej), zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie oraz przeprowadzonymi procedurami o udzielenie zamówienia publicznego;
  18. weryfikacja dostaw realizowanych przez Dział Zamówień Publicznych pod względem zgodności ze złożonym zamówieniem;
  19. składanie reklamacji w przypadku otrzymania towarów niezgodnych ilościowo i jakościowo ze złożonymi zamówieniami, a także towarów obciążonych wadą fizyczną lub prawną;
  20. weryfikacja i nadzór nad bieżącą realizacją umów na sukcesywne dostawy towarów pod kątem zgodności ze złożonym zamówieniem i przepisami prawa obowiązującymi w tym zakresie;
  21. pobieranie zaliczek na zakupy dokonywane bezpośrednio na podstawie wniosków inicjujących dokonanie zamówienia publicznego;
  22. terminowe rozliczanie pobranych zaliczek, zgodnie z zasadami obowiązującymi w Instytucie;
  23. terminowe rozliczanie rachunków i faktur dotyczących dokonanych zakupów przez Dział Zamówień Publicznych zakupów;
  24. przechowywanie dokumentacji dotyczącej zrealizowanych zakupów (wnioski inicjujące dokonanie zakupu, zamówienia, umowy, protokoły itp.);
  25. współpraca z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w zakresie dokonania, rozliczenia i przekazania zakupionych i dostarczonych towarów.