Instytut Medycyny Pracy im. prof. J. Nofera w Łodzi

O jednostce

Do zadań DZIAŁU ADMINISTRACYJNO-TECHNICZNEGO należy:

1) W zakresie zadań administracyjnych:

a) administrowanie nieruchomościami i gruntami Instytutu, a w szczególności:

• prowadzenie ewidencji gruntów, budynków, pomieszczeń i innych powierzchni Instytutu,
• prowadzenie ubezpieczeń majątkowych, komunikacyjnych oraz związanych z działalnością leczniczą i badawczą Instytutu,
• wyliczanie należnego podatku od nieruchomości oraz sporządzanie deklaracji podatkowych na podstawie ewidencji gruntów i budynków Instytutu;
  

b) prowadzenie spraw związanych z mieniem Instytutu (dzierżawa, najem, sprzedaż, użyczenie), sporządzanie kalkulacji i wniosków dotyczących płatności;
c) ochrona i zabezpieczenie mienia Instytutu, organizacja pracy portierni;
d) zapewnienie czystości w budynkach, dezynsekcji i deratyzacji, nadzór nad selektywną gospodarką odpadami i wywóz śmieci;
e) zapewnienie prawidłowego działania sieci telefonii stacjonarnej i komórkowej oraz centrali telefonicznej w Instytucie oraz administrowanie siecią i połączeniami telefonicznymi;
f) zapewnienie specjalistycznego serwisu dla aparatury i sprzętu medycznego. Zapewnienie napraw i przeglądów sprzętu biurowego oraz różnego rodzaju sprzętu technicznego stanowiącego wyposażenie pomieszczeń Instytutu (np. sprzętu AGD, RTV, itp.);
g) zapewnienie prawidłowej gospodarki odzieżą ochronną dla potrzeb pracowników Instytutu;
h) organizacja pracy magazynu i prowadzenie gospodarki magazynowej zgodnie z obowiązującymi zasadami;
i) zamawianie, rejestr i likwidacja pieczęci Instytutu;
j) umieszczanie na zewnątrz i wewnątrz budynków oraz na terenie Instytutu elementów graficznych takich jak: nazwa i logo Instytutu, tablice adresowe, informacyjne, numery pomieszczeń, znaki drogowe, ewakuacyjne oraz flag i dekoracji świątecznych, itp.;
k) weryfikacja i opisywanie faktur za zakupione towary i usługi w zakresie wskazania podstawy prawnej realizacji zakupu/usługi, sprawdzenia pod względem formalno- rachunkowych i pod względem zgodności z zawartą umową/zleceniem, podaniem przedmiotu zamówienia, źródła finansowania i komórki organizacyjnej Instytutu zgodnie ze złożonym wnioskiem inicjującym zakup/usługę;
l) przekazywanie faktur za zakupione towary i usługi do odpowiednich komórek organizacyjnych, po zebraniu podpisów osób odpowiedzialnych za weryfikację faktury pod względem merytorycznym, potwierdzenia wydatku z danego źródła finansowania przez osobę odpowiedzialną oraz zatwierdzenia zakupu/usługi do wypłaty przez Głównego Księgowego oraz Dyrektora;
m) zasilanie przydzielonych kart płatniczych oraz ich rozliczanie po zakupach dokonywanych bezpośrednio na podstawie wniosków inicjujących zamówienia publiczne;
n) terminowe rozliczanie rachunków i faktur dotyczących dokonanych zakupów.

2) W zakresie zadań technicznych:

a) utrzymanie w odpowiednim stanie technicznym obiektów budowlanych Instytutu i dokonywanie właściwych przeglądów zgodnie z obowiązującym Prawem budowlanym lub innymi przepisami. Prowadzenie książek obiektów budowlanych i dokumentacji technicznej obiektów;
b) utrzymanie w odpowiedniej sprawności technicznej instalacji i urządzeń Instytutu, usuwanie awarii, zlecanie na zewnątrz wykonanie usług specjalistycznych lub serwisowych:

• instalacji elektrycznych, wodno-kanalizacyjnych wraz z osadnikiem tłuszczu, kanalizacji deszczowej, wentylacji i klimatyzacji, cieplnych, gazowych, sprężonego powietrza, gazów medycznych i technicznych, oddymiania, DSO, instalacji sygnalizacji ppoż. i hydrantowej i RTV,
• urządzeń (wymienników ciepła, hydroforni, przepompowni ścieków, sprężarkowni, stacji tlenowej, agregatów prądotwórczych, baterii akumulatorów, pomp, wentylatorów, dmuchaw, nagrzewnic, dźwigów-wind, itp.);

c) dbanie o sprawność techniczną aparatury naukowej, sprzętu medycznego i innych urządzeń stanowiących wyposażenie klinik, laboratoriów, pracowni, itp. przy pomocy własnych służb lub w systemie usług zleconych;
d) zapewnienie ciągłego funkcjonowania instalacji zasilających OIOM i pozostałej części klinicznej;
e) planowanie prac remontowo-budowlanych;
f) organizowanie i nadzorowanie prac projektowych i remontowo-budowlanych wykonywanych przez firmy zewnętrzne zgodnie z obowiązującymi przepisami;
g) rozliczanie i opisywanie faktur dotyczących zakupów, usług i robót związanych z realizacją zadań Sekcji Technicznej;
h) wykonywanie:

• drobnych napraw urządzeń i sprzętu elektrycznego, laboratoryjnego, mebli i wyposażenia pomieszczeń,
• napraw instalacji elektrycznych oraz wodno-kanalizacyjnych w pomieszczeniach,
• niewielkich remontów pomieszczeń (malowanie ścian, montaż wykładzin podłogowych, glazury itp.),
• dystrybucji gazów medycznych i technicznych w butlach;

i) dokonywania:

• rejestracji ilości zużytych czynników energetycznych w Instytucie,
• podziału kosztów energetycznych na poszczególne komórki organizacyjne Instytutu oraz na firmy funkcjonujące na terenie Instytutu,
• rozliczania i opisywania faktur za zużyte media,
• prowadzenie rozliczeń ze Szpitalem im. dr Wł. Biegańskiego w zakresie korzystania ze stacji dezynfekcji ścieków;

j) prowadzenie działań dotyczących ochrony środowiska zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym magazynowanie i organizowanie wywozu z terenu Instytutu odpadów medycznych, chemicznych, surowców wtórnych, itp. oraz prowadzenie sprawozdawczości w tym zakresie;
k) prowadzanie czynności kasacyjnych maszyn, urządzeń i wyposażenia Instytutu;
l) organizowanie likwidacji dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami;
m) gospodarowanie środkami transportu Instytutu, nadzorowanie i rozliczanie kosztów transportu Instytutu;
n) nadzorowanie sprzątania na zewnątrz Instytutu oraz odśnieżania terenu Instytutu przez wykonawców zewnętrznych oraz pomoc przy transporcie mebli, urządzeń i wyposażenia.